Müdürlükler

Zeytinburnu Belediye Meclisinin 07/07/2006 tarih 2006/56 sayılı kararı ile kurulan Yazı İşleri Müdürlüğü aşağıdaki 4 ayrı büro ile görevlerini yürütmektedir

GENEL EVRAK KAYIT BÜROSU:

Başkanlığımıza elden, posta veya KEP üzerinden gelen evraklar elektronik ortamda kayıt edilmek suretiyle müdürlüklere büromuz personeli tarafından iletilmektedir. Taranıp kaydedilen, ekinde taranamayacak belge olmayan, ıslak imzalı fatura, proje v.b. belgeleri içermeyen evraklar sadece elektronik ortamda gönderilmekte, zimmet yapılmamaktadır. Başkanlığımızdan giden tüm evraklar da elektronik ortamda ve müdürlüklerin talepleri doğrultusunda kurye veya posta ile ya da KEP ile ilgili birimlere/kurumlara gönderilmektedir. Ayrıca mahkemelerden, İcra Müdürlüklerinden ve bazı kamu kurumlarından, ilan edilmek üzere gönderilen (vasi kararı, icra satış işlemleri, ihale ilanları v.b.) yazıların ilan panomuzda ilan edilmesi ve sonucunun ilgili kurumlara bildirilmesi işlemleri ile koordinasyon gerektiren ve havalesi müdürlüğümüze yapılan bazı evrakların cevaplandırılması ve takibi işlemleri de bu büromuzda yapılmaktadır. Kaymakamlık, mahkemeler, Büyükşehir Belediyesi, İSKİ, Valilik, Çevre ve Şehircilik İl Md., Emniyet Md. v.b. kurumlara gidecek evrakların bazılarının elden dağıtımı ve bazılarından Belediyemize gelecek evrakların teslim alınması da bu büromuzda görevli kurye vasıtasıyla yapılmaktadır. Diğer kurum ve kuruluşlara gidecek evraklar, KEP adresi varsa öncelikle KEP ile elektronik olarak gönderilmekte, KEP adresi olmayan kişi veya kurumlara, birimlerin talepleri doğrultusunda posta ile (normal posta, iadeli taahhütlü, tebliğ alındılı v.b.) veya elden kurye ile gönderilmektedir.

ENCÜMEN – MECLİS- İHALE -CİMER İŞLEMLERİ BÜROSU:

Encümen: Belediyemiz birimlerinden, görüşülmesi istenilen konularla ilgili gönderilen Başkanlık onaylı teklifler üzerine encümen gündemini oluşturmak, toplantının yapıldığı gün, görüşülen kararları yazmak, encümen başkanı ve üyelerine e-imza ile imzalatma işlemini sistem üzerinden takip etmek, karara bağlanan evrakların üst yazı ekinde e-kalem sistemi üzerinden ilgili birimlere dağıtımını yapmak, kararları ekleriyle birlikte dosyalamak ve elektronik ortamda arşivlemek, her ay sonunda encümen toplantısına ait puantaj cetvellerini hazırlayıp ödenmek üzere Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek işlemleri bu büromuzda yapılmaktadır. Ayrıca 2886 sayılı Kanun gereği yapılacak ihaleler de dosya teslim aşamasından itibaren büromuzca yapılmakta, Belediye Encümenimizde gerçekleşen ihale kararları ve eki tutanaklar üst yazı ekinde elektronik olarak ilgili birime gönderilmektedir.

Meclis: Belediyemiz birimlerinden Başkanlık onaylı olarak gönderilen teklifleri üzerine gündemi hazırlamak, meclis üyelerine süresi içerisinde elektronik ortamda (mail olarak) dağıtmak, Belediyemiz web sitesinden duyurusunu yapmak, Zeytinburnu Kaymakamlığı’na bilgi vermek, meclis kararlarını ve komisyon raporlarını yazmak, meclis başkanı ve divan katipleri tarafından elektronik olarak imzalanan kararları Başkanlık makamının onayına sunmak, onaylanan kararları konusuna göre ilgili birimlere, Zeytinburnu Kaymakamlığına veya Büyükşehir Belediye Başkanlığına v.b. göndermek, ilan panosuna asılmak ve web sitemizde yayınlanmak suretiyle ilan etmek, verilen önergeleri ilgili birimlere üst yazı ile göndermek ve gelen cevapların koordinesini yapmak suretiyle önerge sahibine cevap yazısını yazmak, meclis görüşmelerine ait ses kayıtlarını çözümleyerek bilgisayar ortamında yazmak, tutanak özetlerini hazırlamak, hazırlanan tutanak ve tutanak özetlerinin meclis başkanı ve divan katiplerince imzalanmasını sağlamak, meclis toplantısı ve komisyonlara ait puantajları hazırlayarak ödenmek üzere Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek v.b. işlemler bu büromuzda yapılmaktadır. Ayrıca meclis üyelerinin araç kartı, kimlik kartı, rozetlerinin temini için gerekli organizasyonu yapmak, mal beyanlarının takibi ve dosyalanmasını sağlamak da bu büromuzun yaptığı faaliyetler arasındadır.

İhale: 4734 sayılı kanun uyarınca ihalesi yapılacak iş ile ilgili Belediyemiz birimlerinden gelen teklif yazılarına istinaden, isteklilerin dosyalarını ihale saatinden önce teslim almak, ön hazırlık olarak ihale tutanaklarını hazırlamak, ihale aşamasında tutanakları ve sonuçlanan ihalelere ilişkin kararları yazmak, komisyon başkan ve üyelerine imzalatmak, EKAP’a ihale bilgilerini girmek, ihale günü itibariyle ihaleye katılan tüm isteklilerin (teklifi imzalayan, vekil ve ortakların ayrı ayrı olmak üzere) yasaklı olup olmadığının teyid belgesini EKAP sistemi üzerinden almak, komisyon üyeleri tarafından elektronik ortamda imzalanan ihale kararlarını ihale yetkilisinin onayına elektronik ortamda sunmak, ihale yetkilisi tarafından beş iş günü içerisinde onaylanması sağlamak üzere takibini yapmak, onaylanan ihale kararlarının eklerinin ayrımını yaparak ilgili müdürlüğe göndermek, ihaleyi kazanan ve ikinci olan isteklilerin EKAP sistemi üzerinden yasaklılık teyitlerini yeniden almak, kararları tekli ve çiftli kararlar şeklinde dosyalayarak arşivlemek, her ay sonunda bedeli 50.000.00 TL.yi geçen ihalelerle ilgili bilgileri içeren yazıyı hazırlayarak Zeytinburnu Kaymakamlığı’na göndermek, ihaleler ile ilgili yıllık istatistik tutmak işlemleri bu büromuzda yapılmaktadır. EKAP sistemi üzerinden kullanıcı tanımlarının yapılması ve rollerinin belirlenmesi de büromuzca gerçekleştirilmektedir.

Cimer: Vatandaşlardan, diğer kurumlardan ve Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi sistemi otomasyon programı üzerinden gelen vatandaş talep, şikayet, görüş ve önerileri büromuz personeli tarafından incelenmekte ve ilgili birimlere sistem üzerinden yönlendirilmesi yapılmaktadır. Birimlerce verilecek cevapların yasal süresi içinde gönderilip, gönderilmediğinin takibi sağlanmaktadır. Belediyemiz bünyesindeki tüm Cimer kullanıcı ve cevap onaycılarının sisteme girişi için yetkilendirmeye ait yazışmaların yapılması büromuzca gerçekleştirilmektedir.

Evlendirme Bürosu: Belediyemize evlenmek üzere müracaat eden vatandaşların evlendirme işlemlerine ait tüm yasal işlemleri yürütmek ve nikah akitlerini gerçekleştirmek, nikah akdini başka bir belediyede yaptırmak isteyen çiftlere izin belgesi vermek işlemleri bu büromuzda yapılmaktadır.

İnsan Kaynakları ve Eğitim Bürosu: Belediyemizde görev yapan işçi, memur ve 5393/49. md. gereği sözleşmeli olarak çalışan tüm personellerin işe girişinden emekliliğe kadar olan süreçteki bütün iş ve işlemleri bu büromuzda yapılmaktadır. Atama, terfi, nakil, asalet tasdiki, disiplin, izin, istirahat, emeklilik, sınav, personel devam kontrolü, pasaport işlemleri, yurt dışı izin işlemleri, Başkan Yardımcılarının vekalet yazıları, personelin görevlendirilme işlemleri, norm kadro düzenlemesi ve takibi, zam ve tazminat işlemleri, birim amirlerinin aylık nöbet çizelgesinin hazırlanması, hizmet içi eğitim, seminer organizasyonları, mal bildirimlerinin alınması, karşılaştırılması, takibi, SGK giriş-çıkış işlemleri, SGK hitap programı işlenmesi, Toplu Sözleşme sürecinin takibi ve sonuçlandırılması, Sosyal Denge Sözleşmesi yapılması, kadro iptal-ihdas ve değişiklik işlemleri, birim dijital arşiv ve kurum arşivine gönderilecek dosyaların tasnifi v.b. personele ait işlemler ile diğer kamu kurum ve kuruluşlarına periyodik olarak gönderilmesi gereken tablo ve verilerin süresinde gönderilmesi, mahkemelerden gelen bilgi, belge taleplerine cevap yazılması, mahkeme kararlarının ilgili personele tebliğ işlemleri, lise ve yüksekokul stajyerlerinin kabul ve ilgili birimlere dağıtımı işlemleri, Belediye şirketine alınacak işçilerin güvenlik soruşturması ve arşiv araştırmasına ilişkin Emniyet Md.ne yazılacak yazılar ile değerlendirme komisyonu işlemleri v.b. tüm işlemler bu büromuzda yürütülmektedir.